Ordnung halten im PC
(Copyright: Claudia Eichert-Schäfer)
Es ist Ihnen doch sicher auch schon einmal so ergangen: Sie können die Datei, die Sie vor ein paar Tagen geschrieben haben, einfach nicht wieder finden. An den Dateinamen können Sie sich nicht erinnern und Sie wissen partout nicht, in welchem Verzeichnis sie verschwunden ist.
Das Folgende bezieht sich auf WINDOWS 98 und WORD 97, in früheren oder späteren Versionen sehen Fenster eventuell etwas anders aus.
So finden Sie verlorene Dateien wieder: wenn Sie auf START links unten klicken und dann auf “Dokumente”, dann werden Ihnen die letzten bearbeiteten Dateien angezeigt. Wenn Ihr Sohn allerdings zuletzt an diesem PC Grafik-Dateien bearbeitet hat, dann werden Sie sehen, dass auch all diese Dateien hier aufgeführt werden. Können Sie Ihre Datei hier finden? Wenn nicht, gibt es eine weitere Möglichkeit. Die letzten bearbeiteten Textverarbeitungsdateien können Sie auch so anzeigen lassen. In der Textverarbeitung klicken Sie in der obersten Menüleiste auf “Datei”. In dem Fenster das sich dann öffnet, werden fast ganz unten in der Regel die letzten vier bearbeiteten Dateien angezeigt. Durch Anklicken können Sie sie öffnen. Sie können diese Anzeige umstellen und sich bis zu 9 Dateien anzeigen lassen, allerdings nicht rückwirkend. Das geht so: Gehen Sie auf “Extras” in der obersten Menüleiste, dann unten auf “Optionen” und dann die Karteikarte “Allgemein”. Dort ist der vorletzte Punkt “Liste der zuletzt geöffneten Dateien”. In das Kästchen davor müssen Sie ein Häkchen setzen, wenn da nicht schon eines ist, und dann rechts davon den Zähler gegebenenfalls heraufsetzen.
Haben Sie Ihre Datei in einer dieser Listen gefunden? Nein? Dann muss gründlicher im Explorer gesucht werden. Eine einfache Art, den Explorer zu öffnen, wäre ein Klick mit der rechten Maustaste auf den START-Knopf unten links. In dem kleinen Fenster, das sich dann öffnet, klicken Sie mit der linken Maustaste auf “Explorer”.
Was wissen Sie über Ihre Datei? Wissen Sie genau, wann Sie sie geschrieben haben? Oder gibt es ein Wort, vielleicht einen Namen, der nur in dieser Datei vorkommt?
Klicken sie in der obersten Menüleiste des Explorer auf “Extras”, dann “Suchen”, dann “Dateien”. In dem Fenster, das sich jetzt öffnet, finden Sie unterschiedlichste Suchmöglichkeiten. Den Namen Ihrer Datei wissen Sie ja nicht, vielleicht aber enthaltenen Text? Es gab vielleicht einen Namen, der sonst in keinen Text vorkommt? Setzen Sie diesen Namen oder eine Kombination von Wörtern, die in direkter Aufeinanderfolge vorkommt, hinein. Je länger die Wortfolge ist, nach der Sie suchen, desto länger dauert die Suche. Dann müssen Sie angeben, wo gesucht werden soll. Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dann suchen Sie den ganzen Arbeitsplatz durch. Klicken Sie auf das Listenfeldpfeilchen hinter “Suchen in” und klicken Sie dann in der Liste auf “Arbeitsplatz”. Wenn Sie ein ganz bestimmtes Verzeichnis durchsuchen wollen, dann können Sie durch Klicken auf das Feld “Durchsuchen...” dieses Verzeichnis heraussuchen. Alles fertig? Klicken Sie dann rechts oben auf “Starten”. Ich bin sicher, auf diese Weise finden Sie die verlorene Datei schnell wieder. Vielleicht speichern Sie sie jetzt noch einmal neu an einer Stelle, an der Sie sie sicher wiederfinden.
Das Problem der verlorenen Datei haben wir dadurch nun hoffentlich gelöst. Damit das nicht wieder passiert, ist vor allem eines wichtig: eine sinnvolle Organisation Ihres Computer-Arbeitsplatzes. Wie auch bei Ihrer Papier-Korrespondenz sollten Sie sinnvoll bezeichnete Ordner – die im PC Verzeichnisse heißen – anlegen. Das ist sowohl auf der Ebene Ihres Textverarbeitungsprogramms als auch in Ihrem Mail-Programm möglich und ratsam.
Öffnen Sie wieder den Explorer. Was Sie jetzt vor sich haben ist die Verzeichnisstruktur Ihres Computers. In der linken Spalte werden die einzelnen Verzeichnisse und Unterverzeichnisse aufgeführt, in der rechten Spalte wird der Inhalt des jeweils aktiven Verzeichnisses angezeigt. Neben manchen Verzeichnissen in der linken Spalte ist ein links kleines Kästchen, in dem entweder ein + oder ein – zu sehen ist. Das Plus weist auf ein Verzeichnis mit Unterverzeichnissen hin, durch Klicken auf das Plus öffnet sich das Verzeichnis und zeigt seine Unterverzeichnisse. Umgekehrt können Sie durch Klicken auf die Kästchen mit einem Minus die Anzeige der Unterverzeichnisse unterdrücken.
Für unser Ordnungsbedürfnis interessant ist das Verzeichnis “Eigene Dateien” im Laufwerk “C”. Dieses Verzeichnis ist auf jedem Windows-PC bereits für Sie eingerichtet. Können Sie das Verzeichnis “Eigene Dateien” finden? Es wird in der Regel auch noch einmal gesondert angezeigt, außerhalb des Laufwerks “C”, damit Sie es auf jeden Fall finden. Ich möchte jetzt mit Ihnen ein paar Unterverzeichnisse anlegen, in die Sie ihre Post etc. ablegen können. Ich nehme einmal an, dass Sie nicht der einzige Benutzer dieses PCs sind. Deshalb schlage ich vor, Sie erstellen zunächst ein Unterverzeichnis mit Ihrem Namen. Das geht so:
Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal auf das Verzeichnis “Eigene Dateien” in der linken Spalte des “Explorers”, so dass dieses Verzeichnis blau markiert ist. Klicken Sie jetzt in der obersten Menüleiste auf “Datei”, in dem neuen Fenster auf “Neu” und dann in dem weiteren Fenster rechts auf “Ordner”. Sie sagen damit, dass Sie einen neuen Ordner anlegen möchten. Jetzt erscheint in der Spalte rechts ein neues gelbes Symbol und daneben eingerahmt und blau hinterlegt der Text “Neuer Ordner”. Schreiben Sie hier Ihren Namen hinein, z.B. Maria. Wenn Sie sich jetzt in der linken Spalte die Unterzeichnisse von “Eigene Dateien” anzeigen lassen, dann finden Sie da “Maria”. Legen Sie jetzt mit demselben Verfahren, ausgehend von Ihrem Verzeichnis “Maria”, weitere Unterverzeichnisse an, z.B. “Versicherungen”, “Korrespondenz”, “Patchworkgilde”. Dazu müssen Sie wie oben Ihr Verzeichnis “Maria” durch einfach Mausklick blau markieren. Auch zu diesen Unterverzeichnissen können Sie weitere Unter-Unterverzeichnisse anlegen.
Falls sich schon viele Dateien ungeordnet in “Eigene Dateien” befanden, können Sie sie jetzt durch einfaches Anklicken einer Datei in der rechten Spalte, Festhalten der Maustaste und Ziehen der Datei quer über den Bildschirm auf das Symbol des entsprechenden Verzeichnisses in der linke Spalte Ordnung schaffen. Wenn Sie nicht ganz sicher sind, was die Datei denn enthielt, dann können Sie sie aus dem Explorer durch Doppelklick öffnen. Bitte schließen Sie sie aber wieder, bevor Sie Sie verschieben, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Ein Hinweis allerdings. Wenn Sie durch Verschieben in ein anderes Verzeichnis den Speicherort einer Datei ändern, dann funktioniert das Öffnen dieser Datei über “START” und “Dokumente” wie unten beschrieben nicht mehr, denn der Speicherpfad hat sich geändert.
Ordnung halten bei der E-Mail
Sie haben vor ein/zwei Wochen eine E-Mail bekommen, aber neben all der anderen Arbeit ganz vergessen, sie zu beantworten. Jetzt wünschen Sie sich, sie hätten sie so deutlich markiert, dass Sie beim Öffnen Ihres Mail-Programms jedes Mal daran erinnert werden, dass da noch etwas zu erledigen war? Oder Sie wünschen sich, Sie hätten einen speziellen Ordner für die zu erledigende Post?
Auch in den E-Mail-Programmen wie dem Netscape Messenger oder Outlook Express können Sie Verzeichnisse anlegen und Ihre Post ordnen. Oder Sie markieren Ihre E-Mails so, dass Sie auf den ersten Blick sehen, dass hier noch etwas zu erledigen ist.
Im Nescape Messenger 7.0 können Sie wie folgt ein neues Verzeichnis anlegen:
Sie sehen in der linken Spalte die Liste der vorhandenen Verzeichnisse. Darunter ist eines mit der Bezeichnung “Posteingang”. Markieren Sie es durch einfach Klick darauf. Gehen Sie dann auf “Datei” in der obersten Menüleiste und auf “Neu” und schließlich auf “Ordner”. In dem Fenster, das sich dann öffnet, geben Sie Ihrem neuen Ordner/Verzeichnis einen Namen, z.B. “Zu erledigen” und klicken dann auf o.k. Ihr neues Verzeichnis wird jetzt links unter “Posteingang” angezeigt. Sie können eingegangene Mails jetzt durch einfaches Anklicken und Ziehen in das neue Verzeichnis verschieben.
Wenn Sie Ihre Mails lieber deutlich markieren möchten, dann geht das so:
Klicken Sie die entsprechende Mail erst einmal an, so dass sie blau hinterlegt ist und gehen Sie dann in der obersten Menüleiste erst auf “Nachricht” und dann auf “Etikett”. Wenn Sie z.B. “wichtig” auswählen, wird Ihre Mail anschließend rot angezeigt. Wenn Sie “persönlich” auswählen, dann wird die grün dargestellt. Wenn Sie Ihre Markierung rückgängig machen wollen, dann wählen Sie aus derselben Liste “keine”. Ich finde diese Art der Darstellung sehr hilfreich.
In Outlook Express 6 können Sie wie folgt eine neues Verzeichnis anlegen:
Gehen Sie auf “Datei” in der obersten Menüleiste und dann auf “Neu” und schließlich auf “Ordner”. In dem Fenster, das sich öffnet geben, Sie Ihrem neuen Ordner/Verzeichnis einen Namen, z.B. “Zu erledigen”; wählen Sie dann den Ordner aus, in dem der neue Ordner erstellt werden soll, indem sie einmal darauf klicken, und klicken sie dann auf o.k. Ihr neues Verzeichnis wird jetzt links unter “Posteingang” angezeigt. Sie können eingegangene Mails jetzt durch einfaches Anklicken und Ziehen in das neue Verzeichnis verschieben.
Ich finde bei Outlook Express gut gelöst, dass deutlich wird, ob ich eine Mail schon beantwortet habe oder nicht. Das kleine Symbol links vom Betreff-Text der Mail verändert sich dann und zeigt einen kleinen nach links weisenden roten Pfeil. Wenn ich die Mail an jemand anderen weitergeleitet habe, erscheint ein kleiner blauer nach rechts weisender Pfeil. Farblich verändern kann ich den Betreff-Text der Mail allerdings nicht, wenn ich deutlich machen will, dass diese Mail wichtig ist. Ich kann aber links neben die Zeile eine Flagge setzen und mir damit in Erinnerung rufen, dass hier noch etwas zu tun ist. Dazu klicken Sie auf “Nachricht” und dann “Kennzeichnen”. Wenn Sie die Flagge später wieder entfernen möchten, gehen Sie nochmals denselben Weg. Neben “Kennzeichnen” sehen Sie ein kleines Häkchen, wenn Sie jetzt auf “Kennzeichnen” klicken, wird das Häkchen hier und die Flagge vor Ihrer Mail wieder entfernt.
Ich hoffe, diese Tipps erleichtern Ihnen das Leben bei der Arbeit am PC etwas. Wie war das noch : Ordnung ist das halbe Leben.