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E-Mails und Anhänge
(Copyright: Claudia Eichert-Schäfer)
Netiquette
Auch für E-Mails gibt es gewisse Regeln, eine Etikette, die man Netiquette getauft hat. Sie sollen den Mail-Verkehr sicherer und bequemer machen. Hier ein paar Regel, die allgemein für sinnvoll erachtet werden:
- Vergeben Sie einen sinnvollen "Betreff".
- Sie teilen dem Empfänger auf diese Weise mit, worum es in Ihrer Mail geht. Vermeiden Sie es auch, den Betreff bei Ihrer Antwort unverändert zu übernehmen. Auch Sie sind irritiert, wenn Sie eine Mail erhalten, bei der im Betreff: "Re: Re: Re: Hallo !" steht.
- - Vermeiden Sie es, bei Ihrer Antwort auf eine empfangene Mail, diese wieder mit zurückzuschicken.
- Manche Mail wird so immer länger. Man kann E-mail-Programme so einstellen, dass dies nicht passiert.
- - Sprechen Sie den Empfänger auf nette Weise an.
- Eine "Hallo" genügt vielleicht schon. Gar keine Anrede zu verwenden, wird den Empfänger eher verstimmen.
- - Versenden Sie Anhänge nur in allgemein bekannten Formaten (z.B. rtf, pdf oder txt.)
- Die Empfängerin kann vielleicht Powerpoint-Dateien, Excel-Dateien, Quark-Dateien etc. nicht öffnen, da sie die entsprechenden Programme nicht hat,
- - Kündigen Sie Anhänge vorher an.
- Kündigen umfangreiche Anhängen vorher an, sonst löscht eine wachsame oder misstrauische Empfängerin sie vielleicht direkt bei Erhalt.
- Komprimieren Sie Anhänge
- Wie oft haben Sie schon eine E-Mail mit riesigen angehängten Datei bekommen, deren Herunterladen “Stunden” gedauert hat? Nach dieser Erfahrung wollen Sie doch sicher Ihren E-Mail-Korrespondentinnen ähnliche Irritationen ersparen?
- Manches Mal blockiert eine Mail mit riesigen Anhängen auch eine Mailbox. Spätere Mails gehen dann an den Absender mit der Mitteilung zurück, die Mailbox sei voll. So geschehen bei der Redakteurin der Mitgliederzeitung, die eine Mail mit mehreren extrem umfangreichen Anhängen zugeschickt bekam. Kurz danach erhielt sie die ersten ärgerlich Anrufe, warum die ihr zugesandten Mails denn zurückkämen.
Komprimieren von Anhängen
Texte mit WinZip
Textverarbeitungsdateien sind selten umfangreich, es sei denn Sie verschicken halbe Romane. Eine Datei mit 44 Seiten hat zum Beispiel 122 kB. Wenn Sie sehr umfangreiche Texte verschicken wollen, sollten Sie daran denken, Sie zu komprimieren. Mit dem Programm WinZip ist das ganz einfach. Dieses Programm gehört in Regel schon zu den Software-Paketen von neuen PCs dazu. Nach der Komprimierung ist die Datei nur noch 34 kB groß, jetzt dauert das Herunterladen schon viel schneller. Natürlich ist es sinnvoll, sich vor der Nutzung dieses Programms zu fragen, ob die Empfängerin das Programm kennt und benutzen kann.
Hier eine kurze Anleitung zum Einpacken und Auspacken mit dem Programm WinZip 7. Winzip verpackt ein oder mehrere Dateien stets in ein sogenanntes Archiv. Daher müssen Sie zunächst ein Archiv schaffen, in das Sie ihre Dateien stecken können.
Das Programm, das ich habe, ist in englischer Sprache. Ich werde Ihnen die Begriffe daher erläutern. Öffnen Sie zunächst das Programm. Klicken Sie dann auf "File" (Datei) ganz oben links. In dem Fenster, das sich jetzt öffnet, wählen Sie "New Archive" (Neues Archiv). Geben Sie Ihrem neuen Archiv einen Namen und speichern Sie es in einem sinnvollen Verzeichnis ab. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster, das den Titel "Add" (Hinzufügen) trägt. Sie haben jetzt die Möglichkeit, ein oder mehrere Dateien in Ihr Archiv zu packen, Wählen Sie dazu im angebotenen Fenster aus den Verzeichnissen und Dateien, die die Sie komprimieren wollen. Nach der ersten Hinzufügung schließt sich dieses Fenster wieder. Sie könne jetzt über "Add" im Hauptmenü weitere Dateien auswählen und hinzufügen. Wenn Sie alles beieinander haben, klicken Sie auf "CheckOut" (Auschecken). Jetzt öffnet sie noch einmal ein Fenster, das Ihnen das geschaffene Archiv und seinen Inhalt zeigt. Außerdem sehen Sie die Größe das Archivs. Ihr Archiv können Sie jetzt verschicken.
Wenn Sie gezippte Dateien erhalten, ist das Auspacken ist ganz einfach.. Ein Archiv hat die Dateiergänzung .zip. In der Regel reicht es aus, die Datei anzuklicken, das Programm WinZip tut automatisch den Rest. Es öffnet ein Fenster, in dem das Archiv schon geöffnet ist und die enthaltenen Dateien angeboten werden. Sie können Sie anklicken und mit den entsprechenden Programmen öffnen.
Das Programm WinZip 7 kann man sich kostenlos aus dem Internet herunterladen.
Bilder in .jpg
Problematischer ist das Verschicken von Bildern. Natürlich wollen wir alle gern befreundeten Quilterinnen unsere neusten Werke zeigen. Mit der Digitalkamera fotografiert und in den PC geladen, geht das ja auch ganz schnell. Nur: haben Sie schon einmal auf die Größe der Dateien geachtet, die Sie da verschicken? Ein Bild hat schnell 500 kB und wenn Sie mehrere verschicken, kommen rasch mehrere Megabyte zusammen. Bei 3MB und Modem-Verbindung würde das Herunterladen ca. 20 Minuten dauern, bei einer ISDN-Verbindung etwas weniger.
Auch Bilder lassen sich ohne großen Qualitätsverlust komprimieren. Das beste Format für das Versenden von Bilder ist .jpg. Das würde also heißen, Sie müssen Ihre Bilder erst in das jpg-Format konvertieren. Anstreben sollten Sie eine Größe von höchstens 40 kB pro Bild. Die meisten Bildbearbeitungsprogramme sowie Scanner ermöglichen das Konvertieren in das Format .jpg. Zudem bieten sie immer die Möglichkeit, den Grad der Komprimierung zu wählen.
Bilder, die ich mit meiner Digitalkamera aufnehme, haben zunächst das Format .pdd. Ein beliebiges Bild aus meiner Sammlung hat z.B. 445 kB. Um das Bild zu konvertieren, speichere ich es als .jpg ab. Bach der Konvertierung hat das Bild nur noch 31 kB.
Ich habe z.B. mit meinem Scanner das Programm AdobePhotoDeluxe bekommen. Dieses Programm wird heute mit vielen Digitalkameras geliefert. Damit kann ich bei der Abspeicherung wählen, welches Format und welche Qualität mein Bild haben soll. Für das obige Beispiel habe ich die Qualität "Mittel" gewählt. Die Bildqualität leidet darunter kaum. Allenfalls beim Vergrößern und beim Ausdrucken werden Sie Unterschiede wahrnehmen. Beim Betrachten im Internet aber ist das Bild so gut wie das über 10fach größere.